Se o planeamento assistido se relacionada com o contexto da pós-modernidade o planeamento colaborativo parece ter uma relação ainda maior com as mudanças sociais das últimas décadas, resultando da necessidade emergente de poder planear para o futuro num ambiente de crescente incerteza e complexidade, enquanto se tenta aprofundar os valores da liberdade e da democracia participativa. A incerteza dificulta fortemente o ato de planear, especialmente quando as mudanças são súbitas e cada indivíduo tende a atuar isoladamente e num contexto de liberdade que incentiva ao individualismo, em paralelo com o consumismo, num mundo globalizado. Essa é a realidade que os planeadores têm de enfrentar na atualidade.
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Segundo as visões filosóficas do pós-modernismo não existe conhecimento objetivo em forma alguma. Todo o conhecimento é assim relativo. A tendência será crescente na medida em que as sociedades se tornam cada vez mais plurais e fragmentadas. Jurgen Habermas, através da teoria da ação comunicativa, herdeira do pensamento da nova teoria crítica da escola de Frankfurt, refere que é possível, apesar de todas as diversidades e fragmentação, encontrar pontos comuns de cooperação entre diferentes grupos sociais. A crescente diversidade das sociedades contemporâneas obriga a que se procurem esses pontos de contacto passíveis de gerarem cooperação.
A cooperação, segundo Habermas, só pode ocorrer através da capacidade comunicativa racional, ou racionalidade comunicativa, garantindo-se: a verdade das proposições externas; direito e legitimidade de estabelecer relações entre indivíduos; compreensão da linguagem utilizada; interação livre de dominação e manipulação; interação livre de intenções estratégicas próprias dos atores envolvidos; garantia da igualdade argumentativa dos atores participantes nos processos; ausência de restrições à participação, e; que a única autoridade seja um bom argumento. A implementação destes princípios é de dificil concretização e não existem casos em que tenha sido tentada em larga escala, sendo um paradigma em competição com tantos outros, onde se destaca a democracia legalista e representativa que domina o espetro político. Na comunicação racional aplicada ao planeamento colaborativo, segundo a visão de Habermas, será necessário que os cidadãos participem em nome individual, sem que sejam representantes de outros ou de instituições, sendo a pertença e participação aberta a todos em igualdade de importância. Apesar dessa abertura importa garantir foco, assegurar que as dinâmicas colaborativas devem ser orientadas para a resolução de problemas concretos.
Estes princípios de abertura dos processos de planeamento conflituam com a noção de que os planeadores detêm uma formação em disciplinas que lhes dão acesso ao conhecimento científico e técnico privilegiado, superior a outras formas de conhecimento, de isso os preparar para a realização dos planos e de que mais ninguém poderá participar neles. Mas o conhecimento racional baseia-se em eventos passados, enquanto que os planeadores têm de projetar o futuro. Os modelos científicos são apenas simplificações da realidade. Existe um efeito inevitável da crença e da ideologia na escolha das diferentes teorias e metodologias de planeamento a aplicar aos casos concretos da realidade. Na prática, os planeadores enfrentam problemas ambíguos e mal definidos, onde a informação é incompleta sobre os contextos dos problemas e da panóplia de alternativas passíveis de aplicar para os resolver. Estão também condicionados pela dificuldade em reconhecerem os seus próprios valores, influências, interesses e alcance, mas também dos demais atores envolvidos nos processos de planeamento. Por fim, são restringidos pela escassez de recursos e conhecimentos.
Nas sociedades contemporâneas o poder não está igualmente distribuído. Os poderes instituídos, as organizações e estruturas sociais vão determinar quem fala mais, mais alto quem é escutado e com mais atenção. Devido a distorções de comunicação, os cidadãos podem ser facilmente enganados e excluídos dos seus direitos cívicos democráticos. Pode ocorrer a tendência para a despolitização e exclusão dos processos cívicos participativos por parte dos cidadãos. Os planeadores podem contribuir para estes efeitos de exclusão cívica, favorecendo e legitimando outros poderes.
Para que se possa implementar o planeamento colaborativo será necessário: cultivar uma rede de contactos e ligações comunitárias; ouvir atentamente; integrar nos processos de planeamento interesses menos organizados; educar os cidadãos, planeadores e as organizações comunitárias para a participação e trabalho em grupo; prestar e disponibilizar informações técnicas e políticas; encorajar a formação de grupos de pressão baseados na comunidade; encorajar revisões de projetos independentes e com base nas necessidades da comunidade local, e; antecipar a pressão política e social. Para além disto é necessário planear os próprios processos e dinâmicas de planeamento colaborativo. Será necessário identificar onde vão decorrer as discussões e quais os locais mais adequados para desenvolver os processos de produção colaborativa, tal como definir o estilo de comunicação, os assuntos a abordar e de como podem surgir as interações. Por fim, importa perceber como pode a comunidade chegar a acordo sobre o seu plano.
Estes novos processo de planeamento colaborativo podem recorrer a múltiplas formas de apresentação e técnicas de análise, adaptadas a cada contexto, realidade e comunidade, tentando almejar outros níveis mais eficazes e adaptados de comunicação e compreensão mutua, que envolvam todos. Pretende-se facilitar a discussão proveitosa, racional onde se formulam claramente os problemas e identificam os conflitos. Os interesses não devem ser fixos pois faz parte do processo interativo de aprendizagem mútua a possibilidade de mudar e alterar prioridades. Deste modo é possível desafiar ou apoiar o poder instituído de forma fundamentada. O objetivo é chegar a novos consensos que se espera serem suficientes para que os planos possam posteriormente ser implementados sem repulsas gerais. Mas, tal como ocorre no conceito de democracia participativa, há que ter a noção de que os cidadãos dificilmente estarão sempre disponíveis e interessados em participar em todos os assuntos da comunidade, o que tem gerado a noção de que os processos representativos são os modos mais realistas de planear.
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